The Styles of Business Letters

Surat niaga memiliki pola khusus yang ditentukan oleh tata letak bagian-bagiannya yang ada dalam surat. Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain:

• Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Dalam surat bentuk lurus penuh (full block style) terdapat lekukan. Penulisan atau pengetikan semua surat dimulai rata pada bagian sisi kiri.

Keuntungan penulisan atau pengetikan dengan menggunakan bentuk ini adalah lebih mudah dan tidak banyak menghabiskan waktu. Lebih lagi jika volume pekerjaan surat-menyurat suatu kantor cukup banyak, bentuk lurus penuh ini adalah paling cocok digunakan. 

• Block Style (Bentuk Lurus)

Dalam surat bentuk lurus (block style) ini penempatan bagian-bagian surat cukup berimbang. Pengetikan alamat surat, nomor surat, salam pembuka dan lampiran dimulai dari sisi kiri surat, sedangkan tanggal surat, salam penutup, nama penandatangan dan jabatan diketik atau ditempatkan pada sisi surat sebelah kanan.

Pengetikan alinea awal yang dimulai dari sisi kiri dan sejajar dengan alamat surat akan sangat membantu dalam pekerjaan pengetikan. Bentuk surat seperti ini jelas sangan praktis dan banyak sekali digunakan di kalangan swasta, di samping merupakan suatu bentuk yang paling populer dewasa ini. 

• Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Dalam surat bentuk setengah lurus (semo block style) pengetikan bagian-bagian surat tidak terlalu jauh berbeda dengan bentuk lurus karena bentuk ini hanya merupakan pengembangan bentuk lurus.

Perbedaannya dengan bentuk lurus hanya dalam pengetikan alinea baru di mana dalam bentuk ini pengetikan setiap awal alinea baru masuk lima hentakan, sedangkan bagian-bagian surat lainnya tidak berbeda dengan bentuk lurus.

Bentuk ini cukup banyak menjadi pilihan di kalangan swasta karena pengetikannya yang tidak terlalu sulit dan bentuknya pun indan dipandang.

• Indented Style (Bentuk Bertakuk)

Surat bentuk bertakuk (indented style) tidak jauh berbeda dengan bentuk setengah lurus. Perbedaannya hanya pada cara pengetikan alamat surat.

Dalam surat bentuk bertakuk, penulisan atau pengetikan alamat tujuan dimulai lima hentakan untuk tiap baris. Baris kedua di mulai lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai lima hentakan dari awal baris kedua dan seterusnya.

Surat bentuk bertakuk memang kurang begitu populer di kalangan dunia usaha. Di samping bentuknya kurang estetis, juga pengetikannya cukup menyita waktu.

• Simplified Style (Bentuk yang Disederhanakan)

Surat bentuk yang disederhanakan (simplified style) didasarkan dari surat bentuk lurus (block style). Perbedaannya adalah dalam bentuk ini tidak terdapat salam pembuka (salutation) dan salam penutup (complimentary close).

Perihal surat (subject) diketik dengan hurus besar sedangkan kata subject ditiadakan. Baris tanda tangan diketik empat baris di bawah baris terakhir isi surat.

• Hanging Indentation Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Sesuai dengan namanya yaitu bentuk alinea menggantung, setia alinea pada bentuk ini memang menggantung. Surat bentuk ini hanya setiap alineanya saja yang dimulai dari sisi kiri surat, sedangkan baris-baris berikutnya diketik masuk lima hentakan dari sisi kiri surat atau huruf pertama alineanya.

Meskipun penempatan bagian-bagian surat lainnya tidak berbeda dengan surat-surat yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan, surat bentuk ini hampir tidak pernah digunakan dalam surat-menyurat. Walaupun bentuk ini digunakan dalam iklan, tujuannya hanya semata-mata untuk menarik perhatian saja.