Surat adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi secara tertulis. Penyampaian informasi dari suatu pihak kepada pihak lain ini bisa saja dilakukan atas nama perorangan atau jabatan dalam suatu organisasi. Kalau hubungan atau kegiatan yang dilakukan melalui surat dilakukan terus menerus antara kedua pihak, maka terjadilah suatu kegiatan surat-menyurat atau korespondensi (correspondence). Surat-menyurat yang dilakukan dalam dunia perdagangan disebut surat niaga atau surat bisnis (business letter) dan kegiatan surat-menyurat dalam dunia perdagangan disebut korespondensi niaga (business correspondence).
Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu dewasa ini, sebagai komunikasi tertulis, surat tetap mempunyai peran penting dalam dunia perdagangan. Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat jelas mempunyai kelebihan tersendiri karena surat merupakan suatu bukti otentik berupa tulisa yang diperkuat oleh tanda tangan pengirimnya.
Sebagai alat komunikasi tertulis, surat niaga tentu mempunyai bentuk dan penggunaan ungkapan-ungkapan yang berbeda jika dibandingkan dengan surat-surat biasa. Bentuk surat dan ungkapan-ungkapan yang digunakan dalam surat niaga tentu harus dapat memberikan kesan positif dan menyenangkan bagi pembacanya. Ini merupakan suatu faktor penting yang tidak dapat diabaikan untuk memperlancar tujuan yang ingin dicapai oleh pihak yang berkepentingan.
Surat niaga memiliki pola tersendiri yang ditentukan oleh tata letak bagian-bagiannya yang ada dalam surat. Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain:
- Full Block Style / Bentuk Lurus Penuh
- Block Style / Bentuk Lurus
- Semi Block Style / Bentuk Setengah Lurus
- Indented Style / Bentuk Bertakuk
- Simplified Style / Bentuk yang Disederhanakan
- Hanging Indentation Style / Bentuk Alinea Menggantung
Komentar
Posting Komentar